1. Johdanto

Dasa Control Systems AB, rekisterinumero. 556360-4338 (jäljempänä “Dasa”) on vastuussa henkilötietojesi käsittelystä verkkosivustollamme vierailusi yhteydessä ja muissa yhteyksissä, joissa olemme kanssasi vuorovaikutuksessa.

Dasa on näin ollen vastuussa siitä, että kaikkia henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Tässä tietosuojakäytännössä kuvataan Dasan suorittamaa henkilötietojen käsittelyä, ja sen tarkoituksena on antaa sinulle varmuus siitä, että Dasa käsittelee tietojasi sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia tietoja, jotka voidaan suoraan tai välillisesti yhdistää elävään henkilöön. Dasan toiminnan puitteissa voi olla henkilötietoja, kuten etu- ja sukunimi, puhelinnumero, osoite, postinumero, sähköpostiosoite jne.

Jos sinulla on avoimia kysymyksiä, ota meihin yhteyttä. Tietoa siitä, miten meihin voi ottaa yhteyttä, on jäljempänä kohdassa “Yhteystiedot”.

2. Miksi käsittelemme henkilötietoja, oikeusperusta, mitä henkilötietoja käsittelemme ja säilytysaika.

2.1 Asiakkaat tai asiakkaiden edustajat sekä potentiaaliset asiakkaat

Tarkoitus: Käsitellä asiakkaiden ostotilauksia, vastata potentiaalisten asiakkaiden tiedusteluihin sekä osallistua tarjouskilpailuihin ja tarjouksiin.

Käsittely

Hallinnoimme yhteystietoja asiakkaan tekemän ostotilauksen toteuttamiseksi. Tähän kuuluu yhteydenpito asiakaskontakteihin eri keinoin (puhelin, sähköposti, chat, videoneuvottelu tai vastaava). Henkilötietoja tarvitaan myös tarjousten ja toimitusten käsittelyyn (mukaan lukien lähetystarrojen, ilmoitusten ja toimituskontaktien käsittely), asiakkaan tunnistamiseen, maksujen käsittelyyn, osoitetietojen tarkistamiseen luottotietojärjestelmistä sekä valitusten ja takuuasioiden käsittelyyn.

Henkilötietoryhmät

• Rekisteröintinumero
• Yhteystiedot (esim. osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero).
• Maksutiedot
• Ostotiedot (esim. mikä tuote ja/tai palvelu on tilattu ja tuotannon seuranta).

Mistä lähteistä keräämme henkilötietoja?

Asiakkaat, potentiaaliset asiakkaat, asiakkaiden edustajat, referenssit, luottotietoyhtiöt.

Oikeusperusta: Sopimuksen täyttäminen

Henkilötietojen kerääminen on tarpeen, jotta voimme täyttää sopimusvelvoitteemme. Jos tietoja ei toimiteta, emme ehkä pysty täyttämään velvoitteitamme ja joudumme ehkä kieltäytymään toimeksiannosta.

Automatisoitu päätöksenteko

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity henkilötietojen automaattiseen käsittelyyn perustuvia päätöksiä.

Varastointiaika

Henkilötietoja säilytetään, kunnes toimitus on suoritettu (maksu mukaan lukien), ja sen jälkeen x kuukauden ajan mahdollisten valitusten, takuuasioiden tai lisätilausten käsittelyä varten.

Henkilötietoja, jotka ovat tarpeen Dasan oikeudellisten velvoitteiden täyttämiseksi lakisääteisten vaatimusten, tuomioiden tai viranomaispäätösten (esim. Ruotsin kirjanpitolaki) mukaisesti, säilytetään lakisääteisten velvoitteiden vuoksi siihen asti, kunnes toimitus ja maksu on suoritettu, ja enintään 7 vuoden ajan.

Tarkoitus: Yrityksen lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen tuotteen tai palvelun ostamisen yhteydessä.

Käsittely

Tämä kattaa toimet, jotka ovat tarpeen yrityksen lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi lakisääteisten vaatimusten, tuomioiden tai viranomaisten päätösten (esim. Ruotsin kirjanpitolaki) mukaisesti.

Mistä lähteistä keräämme henkilötietoja?

Asiakas tai asiakkaan edustaja

Henkilötietoryhmät

• Rekisteröintinumero
• Yhteystiedot (esim. osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero).
• Maksuhistoria
• Maksutiedot

Oikeusperusta

Lakisääteinen velvoite

Automatisoitu päätöksenteko, mukaan lukien profilointi

Tämä prosessi ei sisällä henkilötietojen automaattiseen käsittelyyn perustuvia päätöksiä.

Varastointiaika

Siihen asti, kun osto on suoritettu (mukaan lukien toimitus ja maksu), ja enintään 7 vuoden ajan sen jälkeen.

Tarkoitus: Markkinointiin

Käsittely

Käsittelemme yhteystietoja markkinoidaksemme Dasaa postitse, sähköpostitse (esim. uutiskirjeet ja tapahtumakutsut) tai kohdennetun digitaalisen mainonnan avulla.

Henkilötietoryhmät

• Nimi
• Yhteystiedot (esim. osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero).
• Tehtävänimike
• Työnantaja

Mistä lähteistä keräämme henkilötietoja?

Asiakkaat tai heidän edustajansa ja mahdolliset asiakkaat tai heidän edustajansa.

Oikeusperusta

Suostumus ja oikeutettu etu

Käsittely on tarpeen, jotta voimme tyydyttää etumme markkinoida tuotteitamme ja palveluitamme asiakkaillemme/potentiaalisille asiakkaillemme.

Automatisoitu päätöksenteko

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity henkilötietojen automaattiseen käsittelyyn perustuvia päätöksiä.

Varastointiaika

Nykyisten asiakkaiden tai heidän edustajiensa henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin katsomme, että he ovat kiinnostuneita postitusten vastaanottamisesta, eli niin kauan kuin he ovat asiakkaitamme, muuten viimeistään kaksi vuotta viimeisestä markkinointimme aiheuttamasta toiminnasta. Suostumuksella voidaan soveltaa pidempää ajanjaksoa.

Potentiaalisten asiakkaiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin katsomme, että he voivat olla kiinnostuneita postitusten vastaanottamisesta, mikä tarkoittaa yleensä yhtä vuotta heidän viimeisimmästä markkinointiin liittyvästä toiminnastaan. Suostumuksella voidaan soveltaa pidempää ajanjaksoa.

2.2 Toimittajat ja yhteistyökumppanit

Käyttötarkoitus

yhteydenpito toimittajien ja yhteistyökumppaneiden yhteyshenkilöihin sekä mahdollisiin toimittajiin ja kumppaneihin.

Käsittely

Tähän kuuluu esimerkiksi tiedustelujen ja tilausten tekeminen, toimitusten vastaanottaminen, laskujen ja maksujen hallinnointi sekä yhteistyön hoitaminen.

Henkilötietoryhmät

• Yhteystiedot (esim. osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero).
• Tehtävänimike

Mistä lähteistä keräämme henkilötietoja?

Tavarantoimittajat ja yhteistyökumppanit ja niiden edustajat sekä asiakkaiden edustajat.

Oikeusperusta

Oikeutettu etu

Virastolla on oikeutettu etu käsitellä henkilötietoja, joita tarvitaan yhteydenpitoon toimittajien ja yhteistyökumppaneiden yhteyshenkilöiden kanssa.

Automatisoitu päätöksenteko

Tämä käsittely ei sisällä henkilötietojen automaattiseen käsittelyyn perustuvia päätöksiä.

Varastointiaika

Kunnes olemme saaneet tiedon, että yhteyshenkilö on poistunut tai muuttanut yhteystietojaan.

Henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä, jotta Dasa voi täyttää lakisääteiset velvoitteensa lakisääteisten vaatimusten, tuomioistuinten päätösten tai viranomaisten päätösten (esim. Ruotsin kirjanpitolaki) mukaisesti, säilytetään lakisääteisten velvoitteiden vuoksi siihen asti, kunnes toimitus ja maksu on suoritettu, ja enintään seitsemän vuoden ajan.

2.3 Työnhakijat

Käyttötarkoitus

Rekrytointiprosessin hallinnointi.

Käsittely

Tähän kuuluu esimerkiksi hakemusten tarkastelu ja yhteydenpito hakijoihin.

Henkilötietoryhmät

• Nimi
• Osoite
• Sosiaaliturvatunnus
• Yhteystiedot (esim. osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero).
• Henkilöllisyysasiakirjat
• Tiedot työnhakijan saavutuksista ja aiemmasta työkokemuksesta.

Mistä lähteistä keräämme henkilötietoja?

Työnhakijoilta ja hakijan aiemmilta työnantajilta/referensseiltä.

Oikeusperusta

• Siihen asti, kunnes virka on täytetty: sopimuksen täyttäminen.
• Kun virka on täytetty: etujen tasapaino (tai suostumus).

Automatisoitu päätöksenteko

Tämä käsittely ei sisällä henkilötietojen automaattiseen käsittelyyn perustuvia päätöksiä.

Varastointiaika

Enintään kaksi vuotta siitä, kun virka on täytetty. Rekrytoinnin päätyttyä tiedot arkistoidaan, jotta niitä voidaan käyttää, jos rekrytoinnista mahdollisesti valitetaan esimerkiksi syrjinnän vastaisen lainsäädännön nojalla. Kun muutoksenhakumahdollisuutta ei enää ole, tiedot tuhotaan.

2.4 Verkkosivuston kävijät

Käyttötarkoitus

Jotta meillä olisi mahdollisuus kehittää palveluitamme sen perusteella, miten käyttäjät ovat vuorovaikutuksessa verkkosivustomme eri osien kanssa. Haluamme myös markkinoida itseämme verkkosivuston kävijöille, jotka ovat potentiaalisia asiakkaita. Kerätyt tiedot eivät ole tunnistettavia, ennen kuin lomake on täytetty.

Käsittely

Tähän sisältyy esimerkiksi uudelleenmarkkinointi ulkoisilla alustoilla ja analytiikkatyökalujen käyttö.

Henkilötietoryhmät

• Evästeet
• Verkkomajakat/pikselitunnisteet

Kun verkkosivuston lomake lähetetään yhteydenottoa tai uutiskirjeen tilaamista varten, käsittelemme myös seuraavia tietoja

• Nimi
• Yhteystiedot (esim. osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero).
• Toimintasi verkkosivustollamme

Mistä lähteistä keräämme henkilötietoja?

• Verkkosivuston kävijät ja mainostajat
• Verkkosivuston lomakkeet

Oikeusperusta

Suostumus ja/tai oikeutettu etu markkinoida palveluitamme sinulle.

Automatisoitu päätöksenteko

Tämä käsittely ei sisällä henkilötietojen automaattiseen käsittelyyn perustuvia päätöksiä.

Varastointiaika

Verkkosivustomme käyttää kahdenlaisia evästeitä.

Yksi on istuntoeväste, joka tallennetaan tilapäisesti verkkosivustolla käynnin aikana. Eväste häviää, kun suljet selaimesi.

Toisenlainen eväste tallennetaan tietokoneellesi pidemmäksi aikaa, ja sitä käytetään uudelleen, kun vierailet seuraavan kerran verkkosivustolla tai kun vierailet muilla verkkosivustoilla. Voit poistaa nämä evästeet selaimestasi.

Lisätietoja evästeiden käsittelystä ja niiden poistamisesta.

3. Henkilötietojen vastaanottajat ja siirrot EU:n/ETA:n ulkopuolelle

Rekisterinpitäjänä saatamme antaa yhteistyökumppanille tai toimittajalle, esimerkiksi tietotekniikkatoimittajille, analyysityökalujen tarjoajille, mainostajille jne., tehtäväksi suorittaa edellä määritellyn käsittelyn. Tällaista käsittelyä ei suoriteta muuhun kuin ilmoitettuun tarkoitukseen. Joidenkin kumppaneiden ja toimittajien osa toiminnasta voi sijaita EU:n/ETA:n ulkopuolisissa maissa (ns. kolmansissa maissa). Tietoja siirretään vain sellaisiin maihin, joissa on EU:n komission mukaan riittävä tietosuojan taso tai jos palveluntarjoajalla on oikeudellisesti sitova ja täytäntöönpanokelpoinen asiakirja, jolla taataan tietojen turvallisuus.

4. Sinun oikeutesi

Sinulla on oikeus: pyytää tietoja sinusta käsittelemistämme henkilötiedoista ja voit pyytää niistä kopion (tietojen ote), saada virheelliset henkilötiedot oikaistua ja joissakin tapauksissa pyytää meitä poistamaan henkilötietosi, vastustaa tiettyjen sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä ja pyytää, että henkilötietojesi käsittelyä rajoitetaan, saada meille antamasi henkilötiedot siirrettyä toiselle rekisterinpitäjälle (oikeus tietojen siirrettävyyteen), jos käsittely perustuu suostumukseen, peruuttaa tämä suostumus milloin tahansa, ja jos olet tyytymätön siihen, miten käsittelemme henkilötietojasi, voit tehdä valituksen Ruotsin tietosuojaviranomaiselle (IMY), joka on valvontaviranomainen.

Voit milloin tahansa lähettää sähköpostia vastuuhenkilölle ja pyytää, poistaa tai rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä (yhteystiedot löytyvät jäljempänä). Huomaa, että jos pyydät meitä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä tai poistamaan ne, se voi tarkoittaa, että emme voi tarjota sinulle palvelua.

5. Henkilötietojen suojaaminen

Olemme toteuttaneet asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi katoamiselta, väärinkäytöltä, luvattomalta käytöltä, paljastamiselta, muuttamiselta ja tuhoamiselta. Varmistaaksemme, että henkilötietoja käsitellään turvallisesti ja luottamuksellisesti, käytämme salasanoja, salattuja yhteyksiä ja mahdollisuuksien mukaan kaksitekijätodennusta. Ulkoinen yhteys paikallisiin palvelimiin tapahtuu vain salasanalla suojattujen VPN-tunneleiden kautta. Kaikki ulkoiset järjestelmät, joissa voi olla henkilötietoja, on suojattu tunkeutumiselta alan standardien mukaisesti.

Työntekijöitämme ja tavarantoimittajiamme sitovat salassapitosopimukset, ja heidän on noudatettava tieto- ja tietoturvasääntöjämme, tätä henkilötietopolitiikkaa ja muita sisäisiä määräyksiä, jotka edelleen säätelevät henkilötietojen käsittelyä.

6. Muutokset tähän tietosuojakäytäntöön

Dasa pidättää oikeuden tarkistaa tätä tietosuojakäytäntöä tarpeen mukaan. Viimeisimmän tarkistuksen päivämäärä on ilmoitettu tietosuojakäytännön lopussa. Jos Dasa tekee muutoksia tietosuojakäytäntöön, Dasa julkaisee nämä muutokset verkkosivuston uutissyötteessä. Siksi sinua kehotetaan lukemaan tämä tietosuojakäytäntö säännöllisesti, jotta olet tietoinen kaikista muutoksista. Jos Dasa muuttaa tietosuojakäytäntöä tavalla, joka poikkeaa merkittävästi siitä, mitä ilmoitettiin henkilön suostumusta kerättäessä, Dasa ilmoittaa näistä muutoksista ja hankkii tarvittaessa uuden suostumuksen Dasan henkilötietojen käsittelyyn.

10. Yhteystiedot

Jos sinulla on kysyttävää tai huolenaiheita tästä tietosuojakäytännöstä tai henkilötietojen käsittelystä, ota meihin yhteyttä osoitteeseen:

Dasa Control Systems AB, reg.no. 556360-4338

Thomas Palmgren, myynti- ja markkinointijohtaja

Hammerdalsvägen 3, 352 46 Växjö

Sähköposti: info@dasa.se

Puhelin: +46 (0)470-77 09 50